Entrepreneur : que faire si un client ne paie pas ?
D’après le rapport de l’observatoire des délais de paiement, 97% des entreprises accordent des délais de paiement à leurs clients. Malgré cela, 82% des entreprises ont subi des retards de paiement au cours des 12 derniers mois.
Ainsi, les retards ou absences de paiement constituent une situation fréquente à laquelle les entrepreneurs doivent être préparés. En effet, un impayé peut fragiliser gravement la trésorerie de l’entreprise, compromettant sa capacité à honorer ses propres engagements. Ces retards de paiement nécessitent une réaction rapide de la part de l'entrepreneur, surtout quand on sait que 25% des procédures collectives seraient dues à des retards ou à des défauts de paiement.
Dans cet article, nous vous indiquons les bonnes pratiques pour prévenir ces situations ainsi que la marche à suivre en cas d’impayé.
1. Prévenir les impayés : les bonnes pratiques
Encadrer la relation contractuelle
Avant d'engager toute démarche de relance pour retard de paiement, vérifiez ce que vous avez formalisé dans vos documents contractuels.
Assurez-vous que les factures comportent bien toutes les mentions obligatoires comme les coordonnées complètes des parties, numéro de facture, date d’émission, délais de paiement, ainsi que les pénalités de retard applicables.
Vérifiez également vos conditions générales de vente (CGV) ainsi que le contrat signé avec le client, en particulier les clauses relatives aux modalités de règlement.
Pour bien cadrer la relation commerciale, formalisez vos conditions de paiement dès le départ dans un devis, bon de commande et/ou contrat signé.
Par exemple, une clause claire pourrait indiquer : "Le règlement s’effectuera sous 30 jours à compter de la date de facture. Tout retard donnera lieu à des pénalités de 10 % par mois de retard." Dans ce cas, vous ne devez pas relancer votre client parce qu’il n’a pas payé sa facture au bout de 15 jours !
Enfin, utilisez un outil de facturation professionnel avec suivi des délais pour identifier vos éventuels impayés.
Sécuriser les paiements
Pour sécuriser la collaboration et garantir une bonne gestion de la mission, il est recommandé de demander un acompte de 30 à 50 % avant le démarrage du projet. Pour les missions de longue durée, il est judicieux de fractionner les paiements en plusieurs, correspondant à l’avancement du travail. Afin de faciliter les transactions, vous pouvez proposer un règlement par virement bancaire ou via un système de paiement en ligne, à condition que chaque paiement soit accompagné d’une preuve, comme une confirmation de virement ou un reçu électronique.
Identifier les mauvais payeurs à l’avance
Pour éviter les impayés, il peut être judicieux d’identifier les mauvais payeurs dès le départ en effectuant une recherche préalable sur le client : ancienneté, avis en ligne, réputation dans le secteur. Restez également attentif aux premiers signes de mauvaise foi ou d’ambiguïté dans les échanges, qui peuvent révéler un manque de sérieux ou de fiabilité. Un cadre clair dès le début de relation commerciale peut vous protéger en partie contre les impayés.
2. Etape 1 : les relances amiables en cas d’impayé
Parfois, même en dépit de ces précautions, il peut arriver qu’un client ne paie pas. En cas d’impayés, vous allez commencer par les relances amiables suivantes :
La relance par téléphone ou mail
En cas de retard de paiement, il est essentiel de réagir rapidement, sans pour autant détériorer la relation client. Une première relance peut se faire par mail, lettre simple ou téléphone dès le dépassement du délai pour rappeler aux clients que la créance n’est pas payée et qu’il convient de la régler. Maintenir une relation professionnelle et constructive doit rester une priorité, même en cas d’impayé.
La lettre de relance
Si votre client ne réagit pas, envoyez une lettre de relance plus formalisée (par mail ou par courrier simple) :
- adoptant un ton ferme mais respectueux,
- portant un objet clair : Relance pour facture n°xxx en attente de règlement,
- mentionnant les informations suivantes : le montant dû, la date d’échéance, la référence de la facture, la proposition d’un nouveau délai de paiement ainsi que les pénalités de retard (si vous le jugez nécessaire),
- se terminant par la proposition d’un échange en cas de question et un rappel à régulariser rapidement la facture.
La mise en demeure
Votre ou vos relances cordiales sont restées lettre morte ? Passez à l’étape suivante : la lettre de mise en demeure.
Envoyée en recommandé avec accusé de réception, la mise en demeure formalise votre demande de paiement et peut constituer une preuve en cas de procédure judiciaire. Cette lettre doit mentionner clairement :
- le montant dû,
- le délai accordé pour la régularisation (souvent 8 jours),
- indiquer explicitement les suites possibles en cas d'inaction. Par exemple : "En l’absence de règlement dans un délai de 8 jours, je me verrai contraint d’engager les une action judiciaire pour recouvrer cette créance."
3. Etape 2 : les recours judiciaires en cas d’impayés
Si le client ne réagit toujours pas à la mise en demeure, le débiteur va devoir recourir à des voies judiciaires pour le recouvrement de sa créance.
L’injonction de payer
La procédure d'injonction de payer est une procédure simple, rapide et peu coûteuse (comptez environ 40 euros)
Il faut remplir un formulaire Cerfa accompagné de vos justificatifs : facture, relances (par mail ou lettre), lettre de mise en demeure. Celui-ci est envoyé ou déposé au greffe de la juridiction compétente :
- tribunal judiciaire si le litige concerne un particulier et un professionnel,
- tribunal de commerce si le litige concerne deux professionnels.
Il n’y a pas d’audience, le juge prend une décision en fonction des seuls éléments produits par le créancier. S’il accède à sa demande, le juge rend une ordonnance portant injonction de payer.
La procédure d’assignation en paiement
Pour obtenir le règlement de la facture, vous pouvez engager une procédure devant le tribunal. Il s’agit d’une procédure pour assignation en paiement.
Dans ce cas, il y a une audience au tribunal selon le principe du contradictoire : vous et le débiteur pouvez exposer vos arguments. Si le tribunal estime que la créance est justifiée, il explique au débiteur comment régler sa dette.
Les parties doivent avoir un avocat uniquement pour les créances de plus de 10 000 euros. Dans ce cas, c’est l'avocat qui se charge de la mise en œuvre de la procédure d'assignation.
Le référé-provision
Le référé-provision est une procédure permettant au créancier d'obtenir une avance sur la somme que lui doit un débiteur.
Le juge rend sa décision dans les 30 jours suivants la demande. Si le débiteur ne s’est pas acquitté de sa facture entre-temps, il est possible de faire saisir ses biens, sans attendre l’écoulement du délai d’appel.
Le référé-provision n’est possible que si l'impayé n’est pas sérieusement contestable. Concrètement vous devez :
- justifier d'un contrat, d’un devis, d’une facture, de ces CGV, d'une reconnaissance de dette, etc;
- prouver que vous avez bien réalisé les prestations correspondant à la somme demandée,
- montrer que le débiteur ne conteste pas la somme demandée.
Les frais de procédure peuvent être partiellement récupérés auprès du client débiteur
En résumé, face à un impayé, vous devez suivre trois étapes clés : une ou plusieurs relances amiables, envoyer ensuite une mise en demeure en lettre recommandée, puis envisager une action en justice en dernier recours.
Toutefois, la meilleure protection reste la prévention, grâce à des pratiques rigoureuses en amont. Les entrepreneurs ont tout à gagner à se professionnaliser dans la gestion administrative et contractuelle. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts si besoin.
https://www.infolegale.fr/blog/eviter-impayes-tout-savoir