Chaque minute compte au travail. Savoir organiser et gérer son temps est de ce fait fondamental. Pour éviter de tomber dans le stress lié au sentiment de perte de temps, il est nécessaire de vous imposer une autodiscipline au quotidien. Cela permet de se recentrer sur l’essentiel : ses clients et prospects. Que vous soyez salarié ou indépendant, c’est indispensable. Alors, voici 9 conseils pour que vos journées de travail soient plus productives.

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1) Gagnez du temps en rangeant

Pour que chaque matin vous soyez disposé à travailler, il n’y a rien de mieux que de ranger son bureau la veille.

Impossible d’avoir l’esprit clair devant une montagne de dossiers mal classés !  

Triez et jetez régulièrement ce qui est inutile pour aborder chaque matin la journée sereinement.

Prévoyez un espace de travail ordonné et logique. Vous ne perdrez plus de temps en cherchant un contrat enfoui !  

2) Aménagez un espace de travail ergonomique

Pour être efficace toute la journée, vous devez disposer d’un poste de travail ergonomique.

Il vous assure d’être performant sans vous abîmer les yeux ou le dos.  

Écran, clavier, souris, fauteuil, bureau, l’aménagement doit être optimisé. Prévoyez aussi d’y intégrer un peu de verdure. Selon une étude parue en 2014, elle permettrait d’augmenter la productivité de 15% !

 

3) Établir un planning précis pour gagner en efficacité

Prévoyez des tâches précises pour chaque journée de travail. Vous avez peut-être l’impression d’être plus efficace en travaillant sur plusieurs choses simultanément, mais c’est en général tout l’inverse qui se produit. Plus vous vous dispersez, moins vous êtes efficients. Vos objectifs de la journée ne peuvent rester vagues. Pour vous aider à les définir, vous pouvez utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, défini dans le Temps).  

Fixez dans votre planning des délais pour chaque mission à réaliser et ne passez pas trop de temps dessus si le sujet n’est pas trop complexe. Si vous ne connaissez pas encore le principe du 80/20 (dit loi de Pareto), c’est le moment de vous y pencher : « 80 % des effets sont le produit de 20% des causes ». Ici, l’idée est de rentabiliser au mieux votre temps de travail en vous concentrant sur les tâches qui vont vous apporter le plus de valeur ajoutée.

Pour que toute votre organisation ne s’écroule pas au moindre imprévu, prévoyez une marge de manœuvre. Votre planning doit pouvoir être souple pour pouvoir y placer une urgence à régler. C’est tout le paradoxe d’une bonne gestion de votre planning. Il faut arriver à y faire cohabiter des plages horaires fixes et précises avec des créneaux ouverts à plus de malléabilité. Bref, c’est être capable d’agender l’imprévu !

 Par ailleurs, il est bon de penser à unifier l’agenda de sa vie privée et professionnelle, pour que l’un n’empiète pas sur l’autre. Un équilibre entre les deux doivent être trouvés. C’est une préoccupation importante pour 93% des salariés interrogés dans le cadre de la réalisation d’une enquête de l’UNAF pour l’Observatoire de l’équilibre des temps et de la parentalité en entreprise, parue en 2017.C’est encore plus valable pour vous entrepreneur !

4) Prioriser les tâches

L’astuce pour être organisé et efficace dans son travail : la priorisation et la hiérarchisation des tâches.

Pour réaliser vos objectifs, vous devez savoir faire la différence entre ce qui tient de l’urgence et ce qui est important (appelé la matrice d’Eisenhower). Les urgences ne s’arrêtent jamais et risquent de reporter aux calendes grecques la réalisation de ce qui est important pour vous. Alors, définissez avant tout ce qui l’est vraiment. Puis, gardez à l’esprit que ce qui est urgent n’est la plupart du temps pas important et ce qui est important est rarement urgent ! 

5) S’équiper des bons outils métier

Pour organiser son temps de travail et se concentrer sur ses tâches, il faut des outils métiers performants, intuitifs et évolutifs.

Pensez à évaluer régulièrement la pertinence de ce dont vous disposez et équipez-vous d’outils de productivité sur mesure répondant à la spécificité de vos besoins. Bases de données, bureautique, gestion de votre planning, gestion commerciale…

Pour la gestion de la relation client ou le suivi de ses projets, les outils collaboratifs sont devenus indispensables. Ils vous permettent de centraliser toutes vos données sur une plateforme unique et de travailler à distance avec vos prestataires ou collaborateurs. Le partage des informations est facilité et tout est mis à jour en temps réel : agendas partagés, messagerie instantanée, outil de partage de fichiers en ligne (Cloud Computing), vidéoconférence, ces nouveaux dispositifs contribuent à la fluidification du quotidien professionnel.

6) Oser dire non et gagner du temps

Pour maîtriser son temps de travail, il faut savoir dire non, et ceci sans culpabiliser (c’est également chronophage !). Cela exige de la confiance et de l’affirmation de soi.

Dites non aux interruptions en plein travail productif, mais aussi aux requêtes urgentes abusives ou celles sortant de votre champ de compétences.

Le téléphone, le mail, le web et ses réseaux sociaux sont des outils qu’il faut savoir utiliser au bon moment sans y perdre trop de temps.

Facebook, Twitter, LinkedIn vous permettent de développer votre notoriété ou votre image de marque, mais ne vous laissez pas distraire par des notifications intempestives, qui réduisent votre productivité.

Pour vous réserver des plages de temps de travail, pensez à désactiver l’affichage automatique de vos mails et des alertes reçues de toutes parts.

7) Savoir s’écouter

Vous n’êtes pas efficace de la même manière tout au long de la journée. Il faut savoir écouter son corps, son rythme physiologique et optimiser son énergie.

Généralement, les périodes les plus productives sont celles situées entre 9 h 30-11 h 30 et 15 h-16 h 30. Le matin, votre taux de dopamine, le neurotransmetteur du bonheur, est optimal.

Or justement, la motivation, la réflexion et la mémoire de travail s’en nourrissent.

Privilégiez ces phases d’efficacité pour vos dossiers complexes nécessitant analyse et concentration et les autres pour vos tâches plus automatiques.

Surveillez aussi votre alimentation, car elle influe sur l’équilibre de vos neurotransmetteurs qui rendent votre cerveau performant ou somnolent…

8) Prendre le temps de s’arrêter

Faire des pauses permet de recharger ses batteries, de prendre du recul et de rester attentif. Il faut savoir échapper à la productivité intense et gérer ses efforts intelligemment.

Arrêtez-vous quelques heures par jour, faites du sport, une activité et prenez aussi des vacances.

Vous pourrez y faire le bilan sur votre travail et pourquoi pas repenser votre stratégie.  

9) Cultiver des pensées et des actions énergisantes

Quoique vous fassiez ou prévoyez, vous ne pouvez pas échapper à la loi de Murphy ! Son principe est simple : s’il est possible de faire une chose de la mauvaise manière, statistiquement il y a une probabilité que vous, ou quelqu’un d’autre, la fassiez ainsi.

Si quelque chose doit mal se passer, cela risque d’arriver !

Alors pour continuer à être productif en toutes situations, neutralisez au quotidien vos pensées négatives et veillez à renouveler votre motivation.

Prêt(e) à suivre ces conseils ? Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et désirez vous lancer dans l’entrepreneuriat, discutons-en !