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Intéréssé(e)

Selon une étude de Zoom, la plateforme de communication unifiée, 94 % des dirigeants interrogés affirment que leur entreprise utilise l’IA générative. 84 % d’entre eux estiment avoir constaté une amélioration de la productivité. 

L’un des principaux atouts de l’IA consiste à pouvoir automatiser les tâches administratives, souvent répétitives et chronophages. Ces tâches administratives ralentissent les entrepreneurs et les PME car elles consomment du temps et des ressources. Les bénéfices de l'automatisation se font rapidement sentir : gain de temps, accroissement de l’efficacité et opportunité d’innover. 

Toutefois, cette transformation digitale s’accompagne de défis majeurs, notamment en matière de sécurité des données et d’éthique algorithmique. Alors que le RGPD encadre aujourd’hui la protection des données personnelles, le prochain tournant réglementaire se profile avec l’AI Act, qui vise à garantir une utilisation responsable, transparente et équitable de l’intelligence artificielle. 

Comment utiliser l’IA pour automatiser les tâches administratives ? 

1. L'IA au service des tâches administratives

Les tâches administratives englobent toutes les activités de support aux activités métier. Bien qu'elles ne créent pas directement de valeur ajoutée pour le client, elles sont indispensables pour le fonctionnement de l'entreprise. 

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser des outils d’IA pour automatiser les tâches administratives.  

Voici quelques exemples d'automatisation :  

  • Gestion des e-mails et des calendriers pour planifier automatiquement et organiser plus efficacement les plannings des équipes ;  
  • Facturation automatisée et le suivi des paiements pour réduire les retards ;  
  • Réponses instantanées aux demandes clients via des chatbots intelligents, offrant un support rapide et disponible 24/7.  
  • Gestion de l'accueil des nouveaux salariés en automatisant les tâches d'onboarding (configuration des outils, gestion des accès, gestion des dossiers administratifs, etc). 

Ce ne sont que quelques exemples. La majeure partie des tâches administratives peuvent désormais être automatisée. Ces outils optimisent les processus répétitifs et libèrent du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.  

2. Sécurité des données personnelles et régulation éthique : un enjeu incontournable

La sécurité des données personnelles est une question cruciale dans l’automatisation. En effet, le RGPD impose de veiller à la sécurité des données dans une entreprise. Dans le cas contraire, celle-ci s’expose à des sanctions financières importantes. Or, les tâches administratives impliquent de traiter de nombreuses données personnelles, parfois sensibles : coordonnées bancaires, données clients, données personnelles des salariés etc. 

L’utilisation d’une IA non sécurisée expose les entreprises à de nombreux risques comme la fuite de données personnelles, la vulnérabilité aux cyberattaques, se doublant d’une sanction de la CNIL pour non-conformité au RGPD.  

Comme tout traitement de données personnelles, la collecte et l’utilisation de données via un système d’IA doit respecter le RGPD et les droits des personnes. Pour cela, adoptez quelques bonnes pratiques essentielles :  

  • Utilisation de logiciels certifiés conformes aux réglementations sur la sécurité des données : renseignez-vous sur la conformité des outils d’IA avant de les adopter dans votre organisation ;  
  • Hébergement des données sur des serveurs sécurisés, de préférence en France ou en Europe ;  
  • Formation des équipes à la gestion des outils et sensibilisation à la protection des données personnelles : de nombreuses failles de sécurité sont dues à des négligences humaines. 

Parallèlement au RGPD, l’IA Act, en cours d’élaboration en Europe, viendra renforcer ces exigences.  

Ce nouveau cadre réglementaire introduira des mesures spécifiques pour : 

  • Détecter et corriger les biais présents dans les algorithmes afin d’éviter toute forme de discrimination ou de décision injuste ; 
  • Garantir la transparence des processus décisionnels automatisés, en informant clairement sur le mode de fonctionnement de l’IA ; 
  • Mettre en place des mécanismes de contrôle et d’audit visant à assurer l’équité et la robustesse des systèmes. 

3. Choisir les bons outils pour automatiser en toute sérénité

Lors du choix des outils d'automatisation, plusieurs critères sont essentiels pour garantir leur efficacité :  

Tout d'abord, les fonctionnalités de l'outil doivent répondre précisément aux besoins spécifiques de l'entreprise, qu'il s'agisse de gestion administrative, marketing, RH ou encore financière. Pensez également à moyen et long-terme : privilégiez des solutions s’adaptant à l'évolution des besoins de l'entreprise et assurant une scalabilité pour accompagner sa croissance.  

Comme nous l’avons vu précédemment, la sécurité des données personnelles doit être une priorité. Vérifiez la conformité des outils d’IA au RGPD et réclamez des engagements clairs des fournisseurs sur la protection des informations sensibles. 

Les logiciels de CRM basés sur l’IA permettent de créer des modèles personnalisés pour l'analyse des données et l'automatisation des tâches chronophages. En voici quelques-uns : Creatio, Hubspot ou encore Zendesk.  

Intégrée à un ERP, l’IA permet d’automatiser les processus dans de nombreux domaines : comptabilité, facturation, RH, logistique, etc. La personnalisation d'un ERP, en intégrant l'IA, permet d'automatiser les processus, d'améliorer l'analyse des données, de fournir des prédictions précises et d'améliorer l'expérience utilisateur. En voici quelques-uns :  

  • Business central de Microsoft Dymanics pour la facturation, la gestion des stocks ou encore le marketing,  
  • SAP S/4HANA pour les processus financiers,  
  • Oracle ERP cloud pour la finance et les ressources humaines. 

Enfin, assurez-vous que les outils choisis respectent non seulement le RGPD, mais aussi les exigences à venir de l’IA Act, notamment en termes de : 

  • Détection et correction des biais dans les modèles d'IA : veillez à ce que les algorithmes soient régulièrement audités pour identifier et corriger les biais potentiels, garantissant ainsi une équité et une impartialité dans les décisions prises. 
  • Explicabilité et compréhension des décisions prises par l'IA : assurez-vous que les systèmes d'IA fournissent des explications claires et compréhensibles sur la manière dont les décisions sont prises, permettant aux utilisateurs de comprendre les processus sous-jacents. 
  • Documentation détaillée des critères et des données utilisés par les algorithmes : maintenez une documentation exhaustive et transparente des critères et des données utilisés par les algorithmes, facilitant ainsi les audits et les évaluations externes. 
  • Évaluation et gestion des risques associés aux systèmes d'IA, en particulier ceux classés à haut risque : Mettez en place des processus rigoureux pour évaluer et gérer les risques liés aux systèmes d'IA, en accordant une attention particulière à ceux classés comme à haut risque, afin de minimiser les impacts négatifs potentiels. 
  • Respect des droits fondamentaux et de la sécurité des utilisateurs : garantissez que les systèmes d'IA respectent les droits fondamentaux des utilisateurs et assurent leur sécurité, en intégrant des mesures de protection des données et de confidentialité robustes. 

4. Libérez du temps pour innover et développer votre activité

Selon une étude de McKinsey, les gains de productivité générés par l’IA pourraient atteindre jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires annuel des entreprises.  

L’IA est un formidable assistant au quotidien. En effet, les gains obtenus grâce à l’automatisation via l'IA des tâches administratives sont nombreux :    

  • Gain de temps : réduction du temps consacré aux tâches répétitives, permettant aux employés de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée ;  
  • Amélioration de la précision : réduction des erreurs humaines pour une gestion plus fiable des données (à condition qu’un être humain surveille quand même !) ;  
  • Optimisation des processus : amélioration de l'efficacité opérationnelle et de la productivité ;  
  • Gestion accélérée des informations : traitement plus rapide des données, facilitant une prise de décision plus réactive ;  
  • Flexibilité accrue : adaptation rapide aux évolutions et à la croissance de l'entreprise. 

Les salariés disposent de plus de temps pour se concentrer sur la stratégie, la relation client, l'innovation ou la relation collaborateur pour les managers et les RH.  

Délester les équipes des tâches répétitives concourt à l’amélioration de la productivité globale. L’énergie humaine est recentrée sur le développement de l’activité et sa croissance plutôt que sur sa gestion quotidienne.  

Ainsi, l’IA peut automatiser les tâches administratives. Mais elle va bien plus loin que ça puisque bien utilisée, elle peut également assister les équipes dans l’élaboration de leurs stratégies, trouver des solutions à des blocages, ou encore de nouvelles idées ! 

L’IA stimule l’innovation et peut même permettre d’anticiper les différentes opérations dans le cas de l’IA prédictive.   

“Avec l'IA, il faut oser penser grand. L'intelligence artificielle nous offre une opportunité inestimable : celle de gagner un temps précieux en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée. Ce temps libéré est désormais perçu comme un capital stratégique, que nous pouvons investir dans des domaines cruciaux pour notre entreprise. En effet, l'IA n'est pas simplement un outil d'efficacité ; elle est un vecteur d'innovation, de développement personnel et un catalyseur d'amélioration de la collaboration au sein de nos équipes. 

Le temps que nous gagnons grâce à l'automatisation des tâches répétitives est réinvesti dans des projets à forte valeur ajoutée. Ainsi, nos équipes peuvent se concentrer sur des domaines stratégiques tels que le développement de nouvelles offres et l'amélioration de notre relation client. Ces aspects sont essentiels pour assurer notre croissance et notre compétitivité sur le marché. 

 Notre expérience démontre qu'il est possible d'utiliser l'IA de manière prudente et stratégique pour stimuler l'innovation, le développement personnel et la collaboration au sein de l'équipe. En libérant du temps et en fournissant des insights précieux, l'IA peut devenir un véritable catalyseur de croissance pour notre entreprise. Avec l'IA, osons penser grand et saisir les opportunités qui se présentent à nous pour créer de la valeur ajoutée pour nos clients et pour notre organisation. » 

Témoignage de Hugo H., Head of IA Factory - AXA France

Automatiser ses tâches au moyen de l’IA permet de gagner du temps pour se recentrer sur des activités à valeur ajoutée, où l’humain est au cœur du processus. Mais les IA prédictive et générative ne sont pas utiles uniquement à l’automatisation, elles offrent un incroyable potentiel d’innovation en associant la créativité humaine et la puissance de traitement des données de l’IA. 

Un bémol toutefois : les outils basés sur l’intelligence artificielle présentent encore des risques en matière de sécurité des données personnelles. Outre le fait que les algorithmes de Machine Learning utilisent des données personnelles pour “apprendre”, certains outils ne sont pas assez sécurisés. 

C’est pourquoi, le RGPD demeure un pilier essentiel de la protection des données, tandis que l’IA Act, en renforçant les obligations de transparence et d’équité, prépare le terrain pour une utilisation responsable de l’intelligence artificielle.

Pour utiliser l’IA efficacement, souvenez-vous de ce mantra : “Automatisez, innovez, et sécurisez”.

En adoptant ces principes, vous optimiserez vos processus et préparez votre entreprise aux défis industriels, réglementaires et éthiques de demain.